【RFP（提案依頼書）作成・テンプレートサンプル（Word）あり】サイトリニューアルコンペを成功へ導く完全ガイド

サイトリニューアルを成功に導く！RFP（提案依頼書）（Word）サンプルはこちら

そもそもコンペに適したプロジェクト、適さないプロジェクトとは？

以下は、コンペに適したプロジェクトの特徴です。

1. 複雑な要件やクリエイティブな提案を求めるプロジェクト
コンペは、単純な価格競争ではなく、複数の視点からの提案を比較する必要がある場合に適しています。複数の制作会社から異なる提案を受け取り、比較することで最適なパートナーを選定できます。

2. プロジェクトのスコープが明確でない、または調整の余地がある場合
プロジェクトの要件が完全に確定していない段階では、複数の制作会社からアイデアやソリューションを集めることが効果的です。各制作会社が異なるアプローチを提案することで、企業側も新しい視点を得たり、スコープを見直す機会が生まれます。このような調整の余地があるプロジェクトは、コンペによって最も適した解決策を見つけやすくなります。

3. 長期的なパートナーシップを前提とするプロジェクト
コンペは、長期的に信頼できるパートナーを見つけるための重要な手段です。Webサイトの保守やデジタルマーケティングの運用など、プロジェクト後も継続的に関係が続く場合は、価格だけでなく、サポート体制や実績、提案の質も重要な要素となります。コンペを通じて、複数の制作会社を比較することで、最も適したパートナーを見つけやすくなります。

4. 市場に多くの競合が存在し、選択肢が豊富なプロジェクト
市場に多くのベンダーや業者が存在し、選択肢が豊富な場合、コンペは効果的です。例えば、Webサイトのリニューアルやマーケティング施策のような分野では、数多くの制作会社がサービスを提供しています。このような場合、コンペによって参加企業の競争を促進し、最良の提案を引き出すことが可能です。

5. 競争原理がプロジェクトの成功に寄与する場合
競争原理によって、提案の質が向上することが期待できるプロジェクトは、コンペに適しています。複数の制作会社が競い合うことで、企業は価格だけでなく、革新性や効果的なソリューションを手に入れるチャンスが高まります。例えば、デザインやUI/UXの改善、マーケティング戦略の立案など、業者の独自性や強みを生かした提案を引き出すことができるプロジェクトがこれに該当します。

一方、コンペが適さないプロジェクトもあります。以下のようなプロジェクトでは、コンペよりも直接的な選定や協議が効果的です。

• 低予算かつ単純なプロジェクト：
  価格や納期だけで選べるプロジェクトでは、コンペは無駄にリソースを使う可能性があります。制作会社は予算に合わせて企画案を提示します。予算に余裕がないと多様なアイディアは提案しづらいため、予算が極端に少ない場合、コンペをするメリットは薄くなります。
  
  
• 緊急性が高いプロジェクト：
  時間的な制約が大きい場合、コンペの時間的コストはリスクになり得ます。一概には言えませんが、コンペの要件を決めるまでの社内検討・調整に数ヶ月、制作会社に依頼してから提案が出来上がるまでに2週間〜1ヶ月ほど、出そろった案の中から発注先を決めるまでに１週間〜２週間ほどは必要になります。それらを経てようやく実制作に入っていくため、「なるべく早くサイトを作りたい」というプロジェクトの場合はコンペを行っても良い結果が出ない可能性が高いのです。
  
  
• 特定の技術や業者に依存するプロジェクト：
  既にパートナーが決まっているか、特定の技術を利用する必要がある場合は、コンペは不必要です。

コンペの最大のメリットは「複数のアイディアを比較検討できること」です。言い換えると「今の段階ではサイトの完成形が見えないため、多角的な視点から企画を検討することが必要とされるプロジェクト」でないと、コンペを行う意味はありません。

整理をすると「複数のアイディアを募るべきで、スケジュールと予算に余裕があるプロジェクト」はコンペをすることでよりよい効果を望むことができると言えます。

コンペに臨む前に準備しておくべき７つのポイント

それでは、コンペを行うまでにどのような準備をしておくべきかについて紹介します。コンペに臨むにあたり、次の7つを自社内で決めておく必要があります。

（１）サイト制作の目的
（２）サイトのターゲット
（３）予算
（４）スケジュール
（５）コンペの提出物
（６）提案内容のレビューと評価軸
（７）発注先決定後の対応範囲

まず大切なのは、「（１）サイト制作の目的」を明確にすることです。先にも記した通り、「なんとなく複数の会社のアイディアを比べてみたい」というような動機でコンペを行うと、必ず失敗します。認知度を高めたい、売上を伸ばしたい、使い勝手をよくしたいなど、企業によって千差万別ですが、自社内で議論を重ね、必ず目的を定めておかなくてはなりません。これはコンペに限らず、どのような方式であっても、プロジェクトを進める上で欠かせないことであると言えます。

次に決めるべきことが「（２）サイトのターゲット」です。これは（１）サイト制作の目的と付随することですが、そのサイトから発信する情報を「誰に見てもらいたいか」「その人にどのような行動をとってもらいたいか」ということも明確にしておきましょう。ターゲットが男性か女性か、若者向けかシニア向けかといったことでデザインやコンテンツは大きく変わります。ここが定まっていないと、制作会社も企画案を考えようがないので、より良いサイトを生み出すことはできないでしょう。

続いて「（３）予算」と「（４）スケジュール」も、事前に決めておく必要があります。ただし、これらは必ずしも厳密でなくとも構いません。予算やスケジュールは制作会社からの提案によって変動があるからです。とはいえ、まったく現実的でない予算やスケジュールでは実現可能性やクオリティの低い提案が上がってくる可能性があるため、ある程度現実的な数値、期間を定めておいた方がよいでしょう。

また、各社の金額比較がしやすいように見積もりの出し方をある程度指定することをおすすめします。
見積もり項目に関して詳しくは下記RFPサンプル　資料ダウンロードにて、当社で実際に活用しているRFPのテンプレートの詳細や書き方をご覧いただけますので是非参考にしてみてください。

RFP（提案依頼書）サンプルのダウンロードはこちらから！

「（５）コンペの提出物」を決定しておくことも忘れてはなりません。金額とスケジュールだけでよいのか、提案書も作成してもうらのか、それともデザインやプレサイトの制作まで必要なのか…。「何を、どれくらい提出してもらうのか」を明確にしておかないと、制作会社ごとに提出物がバラバラになってしまう恐れがあります。提出物がバラバラでは公平な選定ができませんので、これについても必ず指定しておくべきです。

（６）提案内容のレビューと評価軸をきめておくことも大切です。各制作会社からの提案を比較し"個人の好みやなんとなく"…で評価することなく、客観的な判断が可能になります。評価基準に沿った分析を行い、最も適した提案を選定できるように準備しましょう。

意外と忘れがちなものが、最後の「（7）発注先決定後の対応範囲」です。いざ実制作に入った時、その制作会社には何を、どこまでお願いするのか（サイト制作だけでよいのか、コンサルティングまでお願いしたいのか、運用は自社で行うか、制作会社で行うか…など）をあらかじめ考えておかなくてはなりません。どこまでを制作会社にお願いするかによってかかる費用は変わります。さらに、制作会社はその条件に応じて企画案やツールの仕様などを考えますので、ここを定めていないと、やはりアイディアに差が出てしまい、公平な選定に支障が出てしまいます。

コンペに参加してもらう制作会社を選定するときの注意点

提案依頼を行う制作会社の選定は慎重に行う必要があります。やみくもに何十社も声かけしてコンペに参加してもらっても時間だけがかかってしまい、正しく比較ができません。
また、コンペは参加してもらう数が重要なのではなく、参加企業の質がコンペの成功に大きくかかわります。
コンペに参加してもらう制作会社をしっかり絞り込み、厳選した数社に依頼する必要があります。

では実際にどのように絞り込むのか、ポイントを見ていきましょう。

■実績と専門性の確認
・業界での実績：同業他社や似たプロジェクトでの成功事例があるか確認する
・専門分野：求めるスキルや専門知識（デザイン、開発、SEOなど）に強みを持つ企業を選定する

■提案力と創造性
・革新性：新しい技術やトレンドに対応できる柔軟性や先進的なアプローチを持っているか確認する

■リソースと体制
・プロジェクトチームの規模：適切なチーム編成が可能か、リソースが十分かを確認する
・サポート体制：プロジェクト後の保守・サポートに対応できるか、長期的なパートナーとしての体制が整っているかも重要

■信頼性と評判
・企業の評判：可能な場合、クライアントとの信頼関係や評判を調べ、信頼性のある企業を選ぶ
・コミュニケーション能力：問い合わせや交渉時の対応スピードや誠実さも評価のポイント

■コストと価値のバランス
・予算の範囲内：予算に見合う価格帯の企業を選定しつつ、コストに対して最大の価値を提供できる企業を選ぶことが重要

これらを考慮し最適な企業を選定することで、質の高い提案を受けやすくなり、プロジェクトの成功に繋がります。

コンペの結果を左右する「RFP（提案依頼書）」の重要性を知っておこう

ここまでに記したようなことは資料に落とし込み、事前にコンペ参加会社に配布し、オリエンテーションを行った上でコンペをスタートすることになります。その資料のことを「RFP（Request For Proposal／提案依頼書）」と呼びますが、RFPがしっかりと作られているか否かがコンペの結果を左右すると言っても過言ではありません。そこで、RFPについても詳しく説明していきます。

【RFPサンプル　ダウンロード資料】は、Wordデータなので今すぐ書き込み&使えます。 多くのRFP作成ご支援、コンペ開催ご支援の実績があるわたしたちが実際に活用しているシートです。
本記事を読みながらサンプルをご確認いただければ、より理解が深まると思いますのでまずはダウンロードしてみて照らし合わせて是非ご確認ください。

RFP（提案依頼書)テンプレート　書き方とサンプル例はこちら

RFP（提案依頼書）を作る意義

コンペを実施する際には、上述の7つのポイントを参加企業に伝達した上で提案を作成してもらいます。

その際に各ポイントを口頭で伝えてしまうと、意図や要望が正確に伝わらなかったり、抜け漏れが発生したり、参加企業の理解度にばらつきが出たりしてしまいます。こうした事態が発生すると提案のクオリティは下がってしまいますし、プロジェクトが動き出してからトラブルを招いてしまう恐れもあります。そこでRFPという形で、前提条件を書面に落とし込む作業が必要になるのです。

RFPがあればコンペを俯瞰的に眺めることもできるため、各企業の提案を評価する上でも役立ちます。自社にとっても参加企業にとっても、コンペの道標となるものがRFPなのです。

RFP（提案依頼書）に盛り込むべき項目

繰り返しになりますが、RFPに記載する内容は“（1）サイト制作の目的〜（7）発注先決定後の対応範囲”がベースとなります。加えて、CMS・サーバ・システム情報や保守要件、セキュリティ要件などの技術的な情報を盛り込んでおくとより現実的な提案を望めます。また、選定基準も明確にしておくと評価する際に社内の意思統一が図りやすくなりますし、機密保持や契約条件の記載は後々のトラブル回避のためにも有効です。

アリウープではRFPの制作サポートも行っていますが、私たちが提供するサイトリニューアルのRFPでは以下のような情報を記載しています。

1：はじめに

・提案依頼の背景

2：コーポレートサイトについて

・コーポレートサイトURL

3.プロジェクトについて

・プロジェクトの方針

・プロジェクトで達成すべきゴール

・主なターゲットユーザーとサイトが果たすべき役割

・リニューアル対象範囲

・最終的に目指すゴール

・参考としたいサイト

・リニューアル要件

・CMS・サーバ・システム要件

・サーバ・システム保守要件

・セキュリティ要件

4.プロジェクトの実施範囲と発注範囲

・実施範囲

・発注範囲

5.提案依頼事項

・提案条件

・提案時成果物

・スケジュール

6 契約および納品・検収について

・契約条件

・納品条件

7 評価選定について

・選定基準

・選定および結果通達方法

・備考

・問い合わせ先

プロジェクトの内容や発注側の事情によって盛り込む項目は変わるため、上記はあくまでも参考となりますが、こうした情報を盛り込んでおくと、齟齬の発生を防ぐことができます。

RFP（提案依頼書）の作成フロー

RFPは以下のようなフローで作成していきます。「コンペに臨む前に準備しておくべき7つのポイント」と重複するところも多いですが、RFPの制作は6つのポイントの整理と同時に進めていくイメージを持っておくといいでしょう。

（１）プロジェクトの目的設定

「コンペに臨む前に準備しておくべき6つのポイント」でも触れましたが、プロジェクト（サイト制作）の目的設定は成功のために絶対に不可欠です。目的を明確にし、社内で共有、意思統一を図るところから着手しましょう。

（２）自社の現状整理

（１）と同時に進めておきたいのが、自社のサイトやビジネスの現状を整理・把握することです。そうすることで解決すべき課題や、目指すべき姿が見えてくるはずですし、これらの情報は、制作会社が提案内容の方向性を見つけていく上での重要なヒントとなります。また、特にコーポレートサイトの制作やリニューアルプロジェクトの場合、一部署だけではなく、会社全体を巻き込んで実施するものとなります。社内のシステム領域を担っている部門や、製品・サービスの開発部門、マーケティングを担当している部門等とコミュニケーションを取り、それぞれの意見や課題を吸い上げていくことも大切になります。

（３）プロジェクトに関連する調査

課題の解決の実現や、理想の姿に近づくには、客観的なデータを集め、それを基に論理的にプロジェクトを進めていくことも必要です。そのため、プロジェクトに関連する調査を行い、必要なデータ収集を行うことも重要です。

その企業やプロジェクトによってなすべき調査は異なりますが、例えば自社サイトの現状のアクセスデータや、競合他社や業界の動向、ターゲット層の購買行動調査などが考えられます。

この調査は絶対に実施しなくてはならないというわけではありませんが、提案の精度を高めるためにはもちろん、自社内での意思統一や予算調達のためにも有効であるため、可能な範囲で行うといいでしょう。

（４）社内条件調整

（１）〜（３）までの工程を踏まえた上で、目的や目指すべき姿に相違がないか、社内で意思統一を図ります。その際、予算やスケジュールの確保も必要となるため、決済権を持つ人への早めのアプローチも忘れずに行いましょう。

（５）RFP作成

ここまで終えたら、最後にRFPに落とし込んでいくこととなります。企業の課題や目標、現状の問題点を具体的に説明し、参加する制作会社が理解しやすいようにします。上記した当社のテンプレートを参考にしながら、抜け漏れがないかもチェックしてみてください。

実際にあったコンペでの失敗例

実際にあったよくある失敗例です。これらを避けるために、事前の準備と適切な進行が重要です。

1. 目的や要件の曖昧なままコンペをスタート
コンペの目的や具体的な要件が明確でないと、参加者は適切な提案ができません。その結果、集まった提案が期待と大きく異なる可能性があります。
また、提案の実現性はどうでしょうか？
"とにかく何か斬新なリニューアルアイデアが欲しい！"となったとしても漠然としたイメージだけでは、現実には難しい夢物語のような提案になったり、実際サイトへの反映や運用は難しいものとなってしまいます。

2. 評価基準の不透明さで正しい選定ができなかった
提案を評価する際の基準が定まっていないと、公平な選定が難しくなります。また、参加者にとっても何が評価されるのか分からず、効果的な提案を作成できません。 具体的な評価項目を提示することで、業者はそれに基づいた最適な提案を行いやすくなります。
例: 「過去の実績、提案の具体性、アフターサポート体制、コストパフォーマンスを主な評価基準とする。」

3.あいまいな予算感で幅広い提案を得ようとしてしまう
とにかくいろんな提案が欲しいからとあいまいな設定をしていると限られた予算と乖離してしまい、いくら良い提案をもらっても依頼・実行できなかったりと、正しく制作会社を選定することができなくなります。
透明性の高い予算設定は無駄な交渉を避け、効率的な提案を促します。
例: 「予算は800万円を上限とし、この範囲内で最も効果的な提案を求める。」

参加者全員が同じ条件で競争できると、提案内容の質に焦点を当てた公正な評価が可能になりますし、予算内で最適な提案を比較できるため、選定プロセスのスムーズ化ができ決定が迅速に行えます。

4. スケジュールの無理な設定をしてしまう
コンペのスケジュールがタイトすぎると、参加者は十分な準備ができず、提案の質が低下します。適切な期間を設定し、余裕を持ったスケジュール管理を行いましょう。

5. 参加者への情報提供不足・コミュニケーションの欠如で思っていたような提案がでなかった
コンペに参加する企業や個人に対して、必要な情報を十分に提供しないと、提案の質が低下します。詳細なブリーフィングや資料の提供が欠かせません。 
主催者と参加者間のコミュニケーションが不足すると、誤解や情報漏れが発生し、コンペの進行に支障をきたしてしまうのです。定期的な連絡や情報共有の場を設けることが重要です。

これらの対策を講じることで、コンペの成功率を高めていきましょう！

ここで、一番重要なことをお伝えします。
コンペに参加するメンバーには必ずコンペの目的、内容、流れなどを理解してもらうよう事前連携が大切です。とくに別部署のメンバーや役員などにコンペの当日に参加してもらう場合、しっかりと社内共有をしてスムーズに進行できるようにしましょう。

コンペの結果は事前の準備が左右する！

昨今、制作会社の選定は、複数制作会社に提案を依頼する競合コンペが一般的になっていますが、コンペで注意すべきことがあります。それは、発注先以外の会社から出た提案を無断で使用しないことです。これは企業対企業のマナーであると言えます。勝手にアイディアを流用されると、そのアイディアを出した会社は当然いい気持ちはしませんし、その後の取り引きに悪影響を及ぼしてしまいかねません。

そもそも「コンペである」ということをきちんと伝えておくことも大切です。これは当然のことのように思えますが、意外とこうしたことを伝え忘れてしまい、制作会社が勘違いをしてトラブルを招いてしまうこともあるのです。

また、できることならコンペに参加した会社にはコンペフィー（参稼報酬）を支払った方が良いでしょう。「なぜ、選定業者以外にも費用をかけなくてはならないのか？」と感じる方もいるかもしれません。しかしコンペフィーを支払うということは、アイディアの価値を認めるということです。そのような考えを持った企業の下には優秀な制作会社が集まりやすくなります。つまり、コンペフィーを支払うことは、最終的に自社の価値を高めることにつながるのです。

本記事ではコンペを成功させる考え方をご紹介しましたが、提案内容だけでWeb制作会社の実力を見極める事は非常に難しい部分もあります。アリウープでは、コンペで発注企業側に立ったサポートや、RFPの作成からお手伝いすることも可能です。

Webサイトのリニューアルを成功させたい！という企業の方は、ぜひ私たちにご相談ください。

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多くのRFP作成ご支援、コンペ開催ご支援の実績があるわたしたちが実際に活用しているシートです。失敗しがちな見積もり項目・対応範囲の考え方など、是非参考にしてみてください！

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