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初めてのコンペ、何を準備したらいいの?

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運用を任せている会社に不満を感じていたり、新しいプロジェクトのために多角的な視点からのアイディアを募りたいというとき、有効な手段となるのが「コンペ」です。

コンペとは、クライアントが複数の会社に対してプロジェクトの目的・要望・条件などを提示し、それに対して各会社からアンサーをもらう(企画案や見積もりを提案してもらう)発注形態のこと。あらかじめ制作会社を決めて仕事を依頼する指命受注方式の場合、企画案や見積もりを比較検討することができませんが、コンペ方式であれば複数案の中から比較検討ができ、自社にとって最適な案を採用できるというメリットがあります。

コンペのメリットを知ってみると「ならば我が社も今後はコンペで制作会社を決めよう!」と思ってしまうかもしれませんが、コンペは「なんとなく」でできるものではありません。クライアント側もしっかりと準備をした上で臨まなくてはいい結果には結びつかないのです。

そこで本日は、初めてコンペをする際に何を準備したら良いのかをご紹介します。

そもそもコンペに適したプロジェクトとは?

コンペをすることでより高い効果を望めるプロジェクトと、コンペをすることで逆効果になりうるプロジェクトがあります。前述したように、コンペの最大のメリットは「複数のアイディアを比較検討できること」です。言い換えると「今の段階ではサイトの完成形が見えないため、多角的な視点から企画を検討することが必要とされるプロジェクト」でないと、コンペを行う意味はありません。

また、コンペは時間が掛かるものです。一概には言えませんが、コンペの要件を決めるまでの社内検討・調整に数ヶ月、制作会社に依頼してから提案が出来上がるまでに2週間〜1ヶ月ほど、出そろった案の中から発注先を決めるまでに1週間〜2週間ほどは必要になります。それらを経てようやく実制作に入っていくため、「なるべく早くサイトを作りたい」というプロジェクトの場合はコンペをすべきではないでしょう。

さらに、制作会社は予算に合わせて企画案を提示します。予算に余裕がないと多様なアイディアは提案しづらいため、予算が少ない場合、コンペをするメリットは薄くなります。

整理をすると「複数のアイディアを募るべきで、スケジュールと予算に余裕があるプロジェクト」はコンペをすることでよりよい効果を望むことができると言えます。

コンペに臨む前に準備しておくべき6つのポイント

それでは、コンペを行うまでにどのような準備をしておくべきかについて紹介します。コンペに臨むにあたり、次の6つを自社内で決めておく必要があります。

(1)サイト制作の目的
(2)サイトのターゲット
(3)予算
(4)スケジュール
(5)コンペの提出物
(6)発注先決定後の対応範囲

まず大切なのは、「(1)サイト制作の目的」を明確にすることです。先にも記した通り、「なんとなく複数の会社のアイディアを比べてみたい」というような動機でコンペを行うと、必ず失敗します。認知度を高めたい、売上を伸ばしたい、使い勝手をよくしたいなど、企業によって千差万別ですが、自社内で議論を重ね、必ず目的を定めておかなくてはなりません。これはコンペに限らず、どのような方式であっても、プロジェクトを進める上で欠かせないことであると言えます。

次に決めるべきことが「(2)サイトのターゲット」です。これは(1)サイト制作の目的と付随することですが、そのサイトから発信する情報を「誰に見てもらいたいか」「その人にどのような行動をとってもらいたいか」ということも明確にしておきましょう。ターゲットが男性か女性か、若者向けかシニア向けかといったことでデザインやコンテンツは大きく変わります。ここが定まっていないと、制作会社も企画案を考えようがないので、より良いサイトを生み出すことはできないでしょう。

続いて「(3)予算」と「(4)スケジュール」も、事前に決めておく必要があります。ただし、これらは必ずしも厳密でなくとも構いません。予算やスケジュールは制作会社からの提案によって変動があるからです。とはいえ、まったく現実的でない予算やスケジュールでは実現可能性やクオリティの低い提案が上がってくる可能性があるため、ある程度現実的な数値、期間を定めておいた方がよいでしょう。

「(5)コンペの提出物」を決定しておくことも忘れてはなりません。金額とスケジュールだけでよいのか、提案書も作成してもうらのか、それともデザインやプレサイトの制作まで必要なのか…。「何を、どれくらい提出してもらうのか」を明確にしておかないと、制作会社ごとに提出物がバラバラになってしまう恐れがあります。提出物がバラバラでは公平な選定ができませんので、これについても必ず指定しておくべきです。

意外と忘れがちなものが、最後の「(6)発注先決定後の対応範囲」です。いざ実制作に入った時、その制作会社には何を、どこまでお願いするのか(サイト制作だけでよいのか、コンサルティングまでお願いしたいのか、運用は自社で行うか、制作会社で行うか…など)をあらかじめ考えておかなくてはなりません。どこまでを制作会社にお願いするかによってかかる費用は変わります。さらに、制作会社はその条件に応じて企画案やツールの仕様などを考えますので、ここを定めていないと、やはりアイディアに差が出てしまい、公平な選定に支障が出てしまいます。

コンペの結果は事前の準備が左右する!

その他にもコンペで注意すべきことがあります。それは、発注先以外の会社から出た案を無断で使用しないことです。これは企業対企業のマナーであると言えます。勝手にアイディアを流用されると、そのアイディアを出した会社は当然いい気持ちはしませんし、その後の取り引きに悪影響を及ぼしてしまいかねません。

そもそも「コンペである」ということをきちんと伝えておくことも大切です。これは当然のことのように思えますが、意外とこうしたことを伝え忘れてしまい、制作会社が勘違いをしてトラブルを招いてしまうこともあるのです。

また、できることならコンペに参加した会社にはコンペフィー(参稼報酬)を支払った方が良いでしょう。「なぜ、選定業者以外にも費用をかけなくてはならないのか?」と感じる方もいるかもしれません。しかしコンペフィーを支払うということは、アイディアの価値を認めるということです。そのような考えを持った企業の下には優秀な制作会社が集まりやすくなります。つまり、コンペフィーを支払うことは、最終的に自社の価値を高めることにつながるのです。

ここまでに記したようなことは資料に落とし込み、事前にコンペ参加会社に配布し、それとともにオリエンテーションを行い、コンペをスタートすることになります。その資料のことを「RFP(Request For Proposal/提案依頼書)」と呼びますが、RFPがしっかりと作られているか否かがコンペの結果を左右すると言っても過言ではありません。良いコンペを行い、良いサイトを作るためにも、事前の準備は抜かりのないようにしておきましょう。

アリウープではコンペの参加はもちろん、RFPの作成からお手伝いすることも可能です。コンペをやってみたいという企業の方は、ぜひ私たちにご連絡ください。