今こそ見直したい！プロジェクト管理の大切さとツール活用術！

コストとミスを減らし、クオリティを高めるプロジェクト管理ツール

そもそもプロジェクト管理ツールはどのような機能を持ち、導入することでどんな効果を得られるのかというところから見ていきましょう。種類によって多少の違いはありますが、主に次のような機能を有しています。

・個別のタスク（課題）管理機能

・スケジュール・進捗状況の可視化機能

・コミュニケーション機能（チャット、コメント等）

・通知・アラート機能

かつてはスケジュールや進捗管理は口頭やメールベースで行われるのが一般的であり、会議の調整・開催や文章作成など、手間と時間が取られていました。エクセルなどで進捗を管理するにしても、都度更新の手間が発生しますし、ファイルの共有が上手くいかず先祖返りが起こるリスクなどもあり、必ずしも効率的とは言えませんでした。こうした悩みを解決するのがプロジェクト管理ツールです。上記のようなプロジェクト管理を進める上で必要な機能が一括で揃っている上に、更新した情報もリアルタイムで反映されるため情報共有がスピーディーにでき、タスクの抜け漏れや行き違いも起こりにくくなります。

このようにプロジェクト管理ツールは、スタッフの労力やミスの発生確率を減らし、その分、プロジェクトのクオリティ向上を実現するものです。さらに、インターネットが通じていればどこでも閲覧できるため、リモートワーク時代には欠かせないものだと言えるでしょう。

誰にとっても使いやすい優しいプロジェクト管理ツール「Backlog」

これからのWebビジネスには欠かせないプロジェクト管理ツールですが、老舗から新興まで多種多様なものがあります。その中でも私たちアリウープが主に使用しているのは「Backlog」というツールです。Backlogはヌーラボという企業が提供する国産のプロジェクト管理ツールで、2006年からサービスが開始された代表的なプロジェクト管理ツールです。

機能としては上記のようなオーソドックスなものに加え、ナレッジ等を共有できるwiki機能、システムの不具合を記録・管理する機能、作業データのバージョン管理機能なども用意されています。そして、最大の特長はその使いやすさにあります。UIは非常にシンプルであり、プログラマーではない人でも直感的に利用することができます。また、必要以上に横文字を使っていないため、Webリテラシーが低い方でも使いやすい点は国産ツールならではと言える部分です。

一方で、オープンソースのプロジェクト管理ツールである「Redmine」や、アメリカ発祥のビジネスコミュニケーションツール「Slack」などと比べると、外部サービスとの連携など拡張性という点ではまだ発展途上の状況にあります。そのため、導入前の段階でプロジェクトに必要な機能や、利用したいと考える外部サービスとの互換性を有しているかといったことについてはしっかりと確認すべきでしょう。

とはいえ、プロジェクト管理ツール利用の入り口としてBacklogがオススメであるということは間違いありません。実際、アリウープでも多くのプロジェクトでこのBacklogを導入し、お客様にもご利用いただき好評を得ています。中には、別プロジェクトを進める時に「メールだとやりにくいのでBacklogを使いたい」と要望をいただくこともあったほどです。

アリウープ流Backlog活用術

最後に、アリウープならではの「Backlog活用術」を少しだけご紹介します。

• 件名は埋もれないように、スルーされないように付けること

Backlogでは、タスク（課題）を設定する際に件名を設定します。件名はできる限りシンプルでわかりやすいものがいいですが、プロジェクトが佳境を迎えるとどうしてもタスクが多くなり、シンプルすぎると埋もれてしまったり、対象者が気づかずにスルーして見逃してしまったりすることがあります。

そのため、【○○○】といったようにカッコなどをうまく使うことで、多くのタスクが進行する中でも迷わず情報を探せるようにしています。

• wikiを通じて重要情報をストック

打ち合わせの議事録、開発環境の接続情報、プロジェクトを進める上での注意点など、重要な情報はチャットだけでやり取りしてしまうと、後から探そうとしても手間が掛かってしまいます。そこでアリウープでは、重要な情報はwikiにまとめておくようにしています。Backlogではナビゲーションに常にwikiページへのリンクが用意されているため、すぐに重要情報にアクセスすることができるのです。

また、プロジェクトに関する資料のアーカイブにも活用できるため、資料探しの手間や複数人が触ることによって先祖返りを起こりにくくすることも期待できます。

• Git連携で進捗管理とバージョン管理を一括で！

Backlogは「Git」という外部のバージョン管理ツールと連携が可能です。アリウープでは、クライアントやパートナー企業とデータのやり取りを行う際にはこのGitを用いてデータの履歴を管理するようにしています。それによってチーム内で作業内容の共有や、変更箇所の把握もできるようになるため、データのバージョン管理と進捗管理が同時に行えるようになるからです。

デジタルツールはリモートワーク＆プロジェクト管理円滑化に欠かせない

今後、リモートワークがさらに普及していくと、ビジネスを円滑に進め、かつ成果を上げるにはこれまで以上にデジタルツールの活用が鍵となっていくでしょう。今回ご紹介したBacklog以外にも、リモートワークやプロジェクト管理を円滑に進めていくために有効な手段やツールは存在します。今後もこのブログでは、そうした役立つ情報を紹介していきますのでぜひご注目ください！

無料相談はこちらから！