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プロジェクトマネジメントを失敗に陥らせる2つの罠

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Webサイトの新規構築やリニューアルなど、あらゆるプロジェクトを進める上で重要な「プロジェクトマネジメント」。サイトの目的や目標を設定し、それを期限までに達成させる活動を確実に進めるために必要不可欠な専門業務です。

プロジェクトマネジメントを滞りなく進め、プロジェクトを完遂するのはある意味では当然のことですが、実際のところ、しっかりとした準備と的確な対応をしていかなくては失敗に陥ってしまいます。では、その失敗の“罠”はどんなところにあるのでしょうか。その事例を紹介していきます。

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そもそもプロジェクトマネジメントとは?

上述したように、「プロジェクト」は目的や目標を設定し、それを期限までに達成させる一連の活動で、これを確実に進めるために必要な専門業務が「プロジェクトマネジメント」です。平たく言えば「プロジェクトを円滑に進め、さらにWebサイトの価値向上を実現するための専門業務」です。

プロジェクトマネジメントを実行していく上で大切なのは、(1)スコープマネジメント、(2)予算マネジメント、(3)品質マネジメント、(4)リスクマネジメント、(5)コミュニケーションマネジメント、(6)納期マネジメントという6つの要素です。

いずれも疎かにできないものですが、特に(1)と(5)に不備が生じると、大きな失敗へとつながる可能性が高くなってしまいます。それぞれについて見ていきましょう。

罠1:曖昧なスコープ定義をしてしまい…

プロジェクトの初期段階で行うのが「スコープマネジメント」です。そのプロジェクトはどのような目的を持ち、何をどれだけの範囲で作業するのかという「スコープ(構築範囲)」を決めることです。作業範囲を明確にして作業の抜け漏れを防ぐと共に、正確な見積もりを作るために不可欠なフェーズです。

この段階でポイントとなるのがWBS(Work Breakdown Structure)と呼ばれる資料の作成です。WBSとは、プロジェクトを進行する上で必要なタスクを分解し、どのような優先順位で、誰が、何を、いつまでに実行するかを記載したものです。単なるスケジュールではなく、各タスクに掛かる工数や、リスクポイントの顕在化などにも有効で、何のために、何をするのかという共通理解の促進も行えるものであり、スコープの明確化には絶対に必要なものです。

それだけに、WBSを作成しなかったり、タスクの棚卸しが不十分なまま抜け漏れの多いWBSで作業を進める、あるいは無茶なスケジュールを設定するなど、スコープ定義が曖昧なまま進めてしまうと問題が頻発してしまう可能性が高くなります。そうするとスケジュールの遅れや予算の再調整だけでなく、目的達成につながらない成果物ができてしまうことも起こり得ます。こうしたリスクを減らすためにも、プロジェクトの初期段階でしっかりとしたスコープマネジメントを実施しなくてはならないのです。

罠2:「コミュニケーション」の本質を勘違いしてしまい…

もうひとつの罠となり得るのが「コミュニケーション」です。プロジェクトマネジメントにおけるコミュニケーションとは、顧客や制作者といったプロジェクトの関係者に対して、タスクを実行するために必要な情報を収集し、相手が理解できるように伝達をしたり、円滑な合意形成を実行していくことなどを意味します。

そのため、単に顧客や制作スタッフとの会話量を増やしたり、報連相を徹底すればプロジェクトが円滑に進むわけではありません。この点を勘違いしてしまうと、「あれだけしっかりと会話をしていたのに、指示通りに作業が進まず大きな遅延が発生してしまった」「OKをもらったはずなのにクライアントの上層部の“鶴の一声”でひっくり返ってしまった」といったトラブルにつながり、結果的にプロジェクトの破綻を招いてしまうことすらあるのです。

 このコミュニケーションマネジメントは、プロジェクトのスタートからゴールまで一気通貫的に必要なものであるため、本質を捉えた上で対応していくことを心がけるといいでしょう。

罠を避けるためには専門家の力を借りるのも有効

実際のところ、プロジェクトマネジメントと聞くと、「単なる進行管理でしょ?」「スケジュール通りに終わらせればいいんだから誰でもできるはず」と考える方も少なくありません。しかし、本来プロジェクトマネジメントは豊富な経験と高い知見・スキルを有した専門家でなければできない仕事と言えます。これからWebサイトの新規構築やリニューアルプロジェクトをお考えの方は、ぜひ専門家にご相談ください。

Web Designing 2020年2月号のプロジェクトマネジメント特集にプロジェクトマネジメント領域の専門家の1人として田島が取材いただいております!

『予定通りに進まないWeb制作の壁を突破せよ!
失敗しないWebビジネスのプロジェクトマネジメントとは?』

その時の記事はこちらから

例えば…プロジェクトマネジメントてどうしたらいいの??というお悩みや、

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